Home office: Conheça 19 excelentes plataformas para realizar o trabalho remoto sem perder a produtividade

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Traduzindo para o português, Home office significa “escritório em casa”. 

Tal como deduz-se do seu significado, é uma modalidade de trabalho em que o colaborador ou empresário pode aproveitar o conforto do seu lar para executar suas tarefas.

Atualmente, é possível trabalhar home office sendo funcionário de uma empresa, freelancer (trabalhador autônomo) ou como empresário de uma empresa home based, cuja base do negócio é a casa do franqueado.

Esse modelo de serviço, até pouco tempo atrás, era praticamente uma exclusividade de pessoas que queriam inovar, por necessidade (alternativa ao desemprego) ou não.

Hoje, o trabalho home office já é “bem visto” por pequenas e grandes empresas.

Bem como pode contribuir para o aumento da produtividade do colaborador, uma vez que permite uma maior flexibilidade de horário, comodidade no espaço de trabalho e redução de custos com transporte, entre outras vantagens, acaba aumentando o bem-estar do teletrabalhador.

Além disso, o home office é alinhado com o objetivo e rotina de cada negócio.

A título de exemplo, algumas empresas já aplicam uma jornada 1/5, em que o colaborador trabalha 4 dias no escritório e um dia à distância, é o caso da Mobills.

E você, já teve ou tem vontade de testar essa modalidade?

Confira a seguir um panorama geral sobre o trabalho home office e os mais diversos fatores relacionados a ele!

Porque o modelo de trabalho home office evoluiu tanto

A Organização Internacional do Trabalho (OIT) divulgou, em 2017, o relatório “Trabalhar a qualquer hora, em qualquer lugar: Efeitos sobre o mundo do trabalho”.

Esta pesquisa teve como intuito fazer um estudo sobre o home office em 15 países:

  • Brasil, Alemanha, Bélgica, Espanha, Finlândia, França, Hungria, Itália, Holanda, Suécia, Reino Unido, Argentina, Estados Unidos, Índia e Japão.

Na análise, constatou-se que, desde o início deste século, essa modalidade de trabalho teve um avanço a nível global bastante considerável.

No entanto, são grandes as diferenças dos dados relacionados a cada um dos países avaliados.

O fator comum a este avanço deu-se por meio do crescimento da tecnologia, onde diversas ferramentas que facilitam o trabalho remoto estão sendo desenvolvidas.

Ainda assim, a implementação do trabalho à distância varia bastante, indo de 2% a 40%, dependendo do país. 

Segundo o relatório, essa distinção ocorre devido às diferentes definições de trabalho remoto adotadas pelo mundo.

Japão e EUA lideram o ranking

Mas somente quando consideramos o trabalho ocasional, como o uso de smartphones e tablets em trânsito (e não apenas em casa). 

Por outro lado, quando analisamos o trabalho mais frequente, de pelo menos oito horas por dia, o percentual fica em 16%, no Japão, e 20%, nos EUA.

No caso do Brasil, embora o relatório não tenha apontado um número específico, identificou-se que o trabalho remoto ainda é bastante restrito.

Ou seja, na prática, o percentual de brasileiros adeptos do home office não chega sequer a 5%, um percentual bastante inferior em comparação com os líderes da pesquisa.

Já quando nos referimos ao melhor lugar ou mais “interessante”, temos a Suécia como a ganhadora entre os países que possuem empresas mais abertas a esse modelo de trabalho.

Naquele país, mais de 50% das companhias permitem que alguns dos seus colaboradores desenvolvam suas atividades sem precisarem sair de suas casas.

Considerando que muitos adeptos do home office trabalham de maneira informal, os dados sobre esse modelo de ocupação ainda são bastante imprecisos.

Contudo, de acordo com o relatório desenvolvido pela OIT, é possível concluir que essa é uma tendência que deve ganhar cada vez mais força em todo o mundo nas próximas décadas.

Principalmente devido o surgimento de novos recursos tecnológicos e ao desgaste do modelo corporativo centralizado (a necessidade de as pessoas se deslocarem para uma sede específica das empresas nas quais trabalham).


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Fatores que contribuem para o crescimento do home office

O crescimento do home office deu-se devido a diversos fatores, claro.

Afinal, assim como outras modalidades de trabalho, o mesmo apresenta vantagens e desvantagens.

Todavia, sempre há fatores que se sobrepõem ou mesmo que são mais predominantes do que outros.

Dentre os principais fatores que contribuem para o crescimento do trabalho remoto, podemos citar:

Surgimento de novas tecnologias

A viabilidade de desenvolvimento de trabalho em casa a partir de novas ferramentas tecnológicas é, sem dúvidas, um dos principais fatores de crescimento do home office.

Desde a revolução tecnológica no século XX, é nítido a presença da tecnologia nos mais variados setores da nossa vida.

O fato dela estar presente em todos os ambientes também permitiu a flexibilidade no mercado de trabalho.

Seja por meio de ferramentas que permitem a comunicação em grupo, gerenciamento de tarefas, suporte e atendimento ao cliente, como também concretização de projetos. 

Podemos afirmar que há inúmeros meios de executar e fazer um bom trabalho à distância, adaptáveis a cada segmento de negócio.

Demanda por agilidade e terceirização de determinados trabalhos

É imensa a quantidade de atividades disponíveis para quem deseja trabalhar em casa.

Pois, como mencionei no início desse artigo, esse modelo de serviço é utilizado por pequenas e grandes empresas, trabalhadores autônomos e negócios home based.

Logo, em cada setor, há uma vasta quantidade de projetos a serem desenvolvidos.

Assim, no tocante das empresas, o home office é um aliado à alta demanda por agilidade no que se refere à execução de “pequenos” serviços (para a realização dos quais não compensaria contratar um colaborador fixo).

Dessa forma, digamos que foi criado o cenário ideal para a evolução do home office por meio da demanda por agilidade e também da terceirização.

19 excelentes plataformas para trabalhar home office

Quem poderia imaginar há um século que a tecnologia chegaria no patamar que estamos hoje?

Por meio de um aplicativo de celular temos a possibilidade de nos comunicarmos com alguém que amamos há milhares de km de distância.

Estamos o tempo todo conectados.

Conseguimos fazer transações bancárias pelo smartphone, reuniões de negócios com pessoas em continentes diferentes e investimentos com poucos cliques.

Pagamentos por aproximação de cartões, leitores de QR code, transferências que caem na sua conta em poucos minutos.

Sair de casa para boleto? Nem pensar.

Atualmente, quem vive nesse mundo tecnológico e possui condições/conhecimento mínimo aproveita as inúmeras facilidades para viver melhor.

Chega a ser inacreditável de tão fácil. E, felizmente, essa é a realidade em que muitos de nós vivemos.

Nesse contexto, é claro que já existem excelentes ferramentas para auxiliar todos aqueles que trabalham home office.

Se você não era acostumado a esse modelo de trabalho, mas tem que se adaptar por causa da pandemia do coronavírus, ou mesmo está pensando em abrir um negócio e trabalhar home office, você precisa conhecer as plataformas que vou mostrar a seguir.

Controle de ponto online e eletrônico

O controle de ponto é o registro da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.

Entretanto, esse é um segmento que vem se adaptando bastante nos últimos anos e modelos antigos estão se tornando cada dia mais ultrapassados.

Nesse ínterim que surgiu o PontoGO, um sistema eletrônico de gestão e controle de ponto online.

O PontoGO é simples, intuitivo e atende os requisitos do Ministério do Trabalho, além disso, com ele é possível:

  • Acessar pelo computador ou celular
  • Conferir o histórico do ponto em tempo real
  • Jornadas de trabalho customizadas
  • Notificações entre colaboradores e gestores
  • Visualizar a localização dos pontos

Disponível em versão aplicativo Android, iOS e também em Desktop, você economiza com a gestão da jornada de trabalho e banco de horas do seu time utilizando o controle eletrônico do PontoGO.

E o melhor disso é que com ele você tem o total controle dos seus pontos ou dos pontos da sua empresa em tempo real, na palma da sua mão.


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Faça anotações em qualquer lugar

Google Keep

O Keep é um aplicativo de notas que pode ser utilizado via web ou celular, prezando pela simplicidade e eficiência.

Inspirado nos post-its, ele exibe suas breves anotações em um painel que lembra um quadro com notas adesivas fixadas.

Você pode registrar suas ideias e lembretes em formas de texto comum, listas, áudio ou fotos.

Além disso, esse aplicativo também possui função colaborativa, onde você pode compartilhar as notas com membros da sua equipe, otimizando assim a realização de tarefas.

OneNote

Microsoft OneNote é um bloco de anotações digital, desenvolvido pela Microsoft.

Esse aplicativo gratuito funciona como um bloco de notas mais avançado que pode ser utilizado em seu PC, smartphone ou tablet.

Suas principais características são: sincronização de dados entre dispositivos, e interface com organização em abas.

Criando, compartilhando e formalizando documentos

Adobe Sign

Adobe Sign possui integração com documentos no Outlook, Microsoft Word ou PowerPoint, permitindo assinaturas diretamente a partir deles.

Além disso, as assinaturas digitais feitas através do Adobe Sign cumprem as leis internacionais de validação conforme legislação.

Clicksign

A Assinatura Eletrônica é um recurso que permite a validação jurídica de qualquer documento eletrônico.

Com o Clicksign, você assina um documento por meio eletrônico.

E claro, para ter valor legal, a assinatura feita por meio dessa plataforma deve atender os critérios em conformidade com a legislação.


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Comunicação interna

Slack

Utilizado por todo nosso time da Mobills, tanto no escritório quanto home office, o Slack tornou-se nosso principal meio de comunicação, pois combina a comunicação e a colaboração em equipe em um só lugar.

O Slack está disponível em todos os dispositivos, Android, iOS e Desktop.

Assim, é possível encontrar e acessar sua equipe e seu trabalho com mais facilidade no envio de mensagens e chamada.

Além disso, conta com integração com o Google Drive, o Salesforce, o Dropbox, o Asana, o Twitter, o Zendesk, pesquisas e muito mais.

Hangouts Meet

Utilizamos o Hangouts Meet para fazer videochamadas tanto com membros de nossa equipe com também em reuniões com colaboradores de outras empresas.

Esse aplicativo do Google está disponível também para Android, iOS e Web, e oferece chamadas de vídeo pelo celular ou computador.

Com uma interface simples, é excelente para ser usado em reuniões à distância.

Whatsapp

O WhatsApp é um aplicativo multiplataforma de mensagens instantâneas e chamadas de voz para smartphones.

Assim como no Slack, possuímos um grupo/canal de comunicação geral com o nosso time.

Além de mensagens de texto, os usuários podem enviar imagens, vídeos e documentos em PDF, além de fazer ligações grátis por meio de uma conexão com a internet.

Discord

Esse é um software destinado a gamers para se comunicarem enquanto jogam online.

No entanto, a plataforma Discord pode ser adaptada para trabalho home office, facilitando a comunicação em tempo real com sua equipe por meio de chats por texto e voz.

A ferramenta também tem a opção de criar salas de bate-papo privadas.

O sistema está disponível, de graça, para Windows, Mac OS, Android, iOS e pode ser acessado diretamente na web.

Zoom

O Zoom é uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e 10 mil espectadores no modo webinar.

Muito utilizada no meio empresarial, a solução se destaca pela estabilidade da conexão em qualquer dispositivo.

O serviço funciona via navegador e em aplicativos para Windows, macOS, Linux, iPhone (iOS) e Android.

Há também compatibilidade com serviço dial-in, que permite participar apenas com áudio por meio de ligação telefônica convencional.


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Organização e compartilhamento de arquivos

Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos.

Ele também abriga o Google Docs, um leque de aplicações de produtividade, que oferece a edição de documentos, folhas de cálculo, apresentações, e muito mais.

Assim, é muito mais fácil acessar e compartilhar documentos na nuvem com toda sua equipe.

OneDrive

Com o OneDrive você pode salvar suas fotos e arquivos e acessá-los de qualquer dispositivo, em praticamente qualquer lugar.

Ao utilizar a plataforma, você não precisa enviar os grandes anexos de email ou pen drives, basta enviar um link por email, SMS, iMessage ou Facebook.

Gerenciamento de projetos e equipes

Asana

Com o Asana, plataforma de gerenciamento de trabalho que as equipes usam para permanecer focadas nas metas, projetos e tarefas diárias que fazem crescer o negócio, você define tarefas para cada responsável de sua equipe, bem como faz o acompanhamento do resultado das mesmas.

Ele facilita bastante a organização e o cumprimento de prazos.

Trello

O Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em quadros.

Ele  informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo.

Você também recebe notificações via e-mail ou em seu celular caso ative essa opção, uma maneira simples e eficaz de acompanhar o andamento dos seus projetos em equipe.

A ferramenta possui aplicativo para celular e está disponível na web. 

Taskade

Taskade é um espaço amigável para suas listas de verificação, tópicos e notas.

Use-o como sua lista simples e gerenciador de tarefas.

Você pode fazer uma lista instantaneamente e compartilhá-la com seus amigos, familiares e equipe.

Notion

Diferentemente das ferramentas anteriores, o Notion é todo em Inglês, e não possui versão em outros idiomas, além disso não é tão intuitivo, mas mesmo assim é uma excelente plataforma multifuncional.

A princípio, o próprio site do aplicativo te diz que ele é “tudo o que você precisa”. 

“Escreva, planeje, colabore e se organize – tudo em uma única ferramenta”.

Ele é bastante amplo e totalmente personalizável.

Jira

O Jira Software é uma ferramenta de gerenciamento de projetos compatível com qualquer metodologia ágil, como Scrum, Kanban ou qualquer outra de que você goste.

Utilizada pelos desenvolvedores do Mobills, o que gostamos nele é que possui painéis ágeis a relatórios, onde você pode planejar, acompanhar e gerenciar todos os projetos de desenvolvimento de software a partir de uma única ferramenta. 


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Experiência do usuário

mLabs

A mLabs é uma ferramenta de gestão de redes sociais em que é possível gerenciar várias mídias sociais na mesma plataforma.

Com ela você pode montar um calendário e agendar suas publicações, fazer o acompanhamento de resultados das suas redes por meio de relatórios e ainda responder e enviar mensagens para seus seguidores.

Atualmente a plataforma funciona apenas na versão web.

Zendesk

Zendesk é uma plataforma multicanal de atendimento ao cliente.

Excelente para melhorar a experiência do cliente, a empresa tem uma proposta de atendimento através de diversas plataformas diferentes e integradas, como telefone, internet, chat online, redes sociais e e-mail.

Ou seja, o consumidor pode conversar com um atendente online para tirar dúvidas ou confirmar informações.

Conclusão

A tecnologia é a melhor aliada não só do controle financeiro, mas também do trabalho remoto, trazendo inúmeras vantagens.

A principal delas tem como base a enorme gama de possibilidades de plataformas que permitem que você transforme sua casa em seu escritório de trabalho. 

É importante deixar claro que o trabalho home office também pode ter alguns aspectos negativos de acordo com a maneira como o profissional lida com ele.

No entanto, com organização e alinhamento com os objetivos da empresa que você trabalha ou gerencia, é possível manter ou aumentar os resultados esperados mesmo à distância.

Cabe ao trabalhador remoto buscar meios que aumentem ou simplesmente não reduzam sua produtividade, melhorem seu bem-estar e manter uma boa comunicação e gerenciamento de tarefas com o time.

Falo isso por experiência própria, pois aqui na Mobills temos bem alinhado com cada setor da empresa as melhores ferramentas para o nosso trabalho dentro e fora do escritório.

Por isso, sabemos que se você for um profissional comprometido e com foco no resultado, é sim possível obter sucesso com o trabalho home office.

Agora que você já conheceu algumas ferramentas que te ajudarão no seu trabalho remoto, que tal transformar sua vida financeira com o melhor gerenciador financeiro do Brasil?

Conheça o Mobills!

Aproveite e deixe seu comentário nos contando suas experiências com esse formato de ocupação!


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