Descubra como reduzir os custos da sua empresa com a metodologia Seis Sigma

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No mercado de trabalho, o interesse pela metodologia Seis Sigma e por profissionais qualificados à aplicá-la é cada vez maior.

Isso ocorre devido ao fato de que a aplicação desta metodologia potencializa os resultados de todo empreendimento.

A metodologia surgiu no meio empresarial, mas devido à imensa quantidade de cases de sucesso, e sua extensa aplicabilidade, passou a ser usada em todo tipo de processo.

Trata-se de uma estratégia gerencial que atua principalmente através do método DMAIC e visa:

  • a redução dos custos;
  • a diminuição da variabilidade nos processos;
  • o aumento da produtividade;
  • melhoria contínua dos processos.

Aqui falaremos mais sobre o primeiro dos objetivos citados: a redução dos custos.

O DMAIC no Seis Sigma

Primeiramente, você deve saber que para aplicar qualquer método de gerenciamento, você deverá levantar todos os dados e informações pertinentes ao processo em questão.

No Seis Sigma, não é diferente.

Para falarmos sobre a redução de custos em si, é preciso entender como a metodologia usa o DMAIC para o levantamento  de dados e a solução dos problemas, visando alcançar os objetivos.

O DMAIC é justamente a junção das iniciais das palavras que nomeiam cada etapa.

Sendo estas: Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve) e Controlar.

A seguir, você vai aprender o passo a passo de como utilizar cada uma dessas etapas de forma a atingir o seu objetivo final, que no caso é a redução dos custos da sua empresa.


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1.   Definir, o primeiro passo.

É nesta etapa que você deverá definir o escopo do seu projeto Seis Sigma. Aqui a sua ideia deve ganhar vida.

Primeiramente, deve-se expor o tema e o objetivo do seu processo. Esta etapa é uma das mais simples.

Ao recorrer a um projeto Seis Sigma você, muito provavelmente, já terá um tema e um objetivo em mente.

Sendo assim, basta passar para o papel, expondo-o para sua equipe e firmando um compromisso.

Para você que está lendo este artigo, o objetivo já está definido: reduzir os custos da sua empresa.

Feito isso, agora é necessário que você avalie o comportamento do processo.

Aqui, você deve recorrer aos dados e informações.

Verifique o histórico de gastos, custos, vendas, lucros e prejuízos para que seja possível avaliar o processo em questão.

Agora que você já sabe seu objetivo e como anda o seu processo, é necessário que você estude o mercado através de um tipo de benchmarking, para criar as suas metas de forma que sejam claras, específicas e atingíveis.

Obviamente que todo gestor sonha que a sua empresa tenha ganhos exorbitantes e nenhum tipo de custo.

Mas aí eu te pergunto, isso é possível? A resposta é ainda mais óbvia, não!

E tentar impor tal meta e alcançar tal resultado é algo que tende apenas a desmotivar você e seus colaboradores.

Estude empresas do mesmo ramo que a sua, qual é a que tem menores custos sem deixar de ter uma boa margem de lucro?

Talvez essa seja uma meta interessante para você implementar inicialmente.

De olho no “cliente”!

Agora, não se esqueça de identificar as necessidades do seu cliente.

Existem custos necessários para o funcionamento básico de uma empresa e ainda, gastos que contribuem tanto para a motivação dos seus contribuintes, que eliminados impactariam de forma extremamente negativa no rendimento da mesma.

Para detectar quais custos são tão essenciais, ninguém melhor que o seu cliente para apontá-los.

Já que estamos falando dos custos da empresa, os seus clientes em questão são os seus funcionários, sendo eles diretamente impactados por qualquer redução de custos que você decidir implementar.

Com todas as etapas anteriores prontas, basta que você reúna todas essas informações para definir o escopo do projeto.

Especifique e registre neste escopo as decisões tomadas sobre o que pode ser cortado e o que é essencial para os resultados da sua empresa.

Utilize ferramentas como o SIPOC para ilustrar as etapas do processo a ser cumprido.

Elabore e valide um contrato com a assinatura de todos os envolvidos.


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2.   Mensurar, o segundo passo.

Nesta fase do método, você deve dedicar os seus esforços a descobrir como está o andamento do seu processo atualmente.

Para isso, é necessário mensurar quantitativamente e qualitativamente os seus custos.

Levante todas as possíveis causas raízes relacionadas a cada custo.

Liste, organize em fluxogramas ou Diagrama de Ishikawa todos os gastos da empresa, como por exemplo: café, treinamentos, capacitações, palestras, equipamentos, ferramentas e licenças de softwares.

Após levantar estas causas, defina quais são as mais relevantes e comece a qualificá-las segundo a chance de eliminá-las e o impacto que este corte traria.

Os custos necessários para o funcionamento básico da empresa e os custos diretamente atrelados à produtividade dos funcionários devem ser retirados das possibilidades de corte.

3.   Analisar, o terceiro passo.

Esta etapa se dedica a analisar mais profundamente cada causa raiz levantada na etapa anterior, de forma a qualificá-las e encontrar possíveis soluções.

Sabendo o impacto que cada causa raiz traz para o seu problema, você deve priorizar as mais relevantes.

Ao analisar uma causa raiz, algumas formas de solucioná-la aparecerão.

Uma delas é encontrar um substituto que impacte menos no seu resultado final.

Outra, mais drástica, elimina completamente a causa raiz, eliminando aquele custo, porém, deixando de contar também com o respectivo recurso.

Para a causa raiz do treinamento dos funcionários por exemplo, pode-se deixar de gastar muito mais para fazê-lo presencialmente, e contratar uma empresa que o faça de forma digital.

Ou, deixar de oferecer este treinamento na empresa e exigir que os funcionários saibam realizar aquela tarefa antes de serem contratados.


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4.   Implementar Melhorias, o quarto passo.

Neste momento, o método DMAIC propõe testar e executar soluções para o problema.

Para obter possibilidades de soluções, é muito útil realizar um brainstorming com todos os envolvidos nas causas e anotar todas as ideias que estes levantarem.

Para cada causa raiz evidenciada no passo anterior, deve-se propor ao menos uma solução.

As melhores entre essas soluções deverão ser implementadas como melhorias através de um Plano de Ação.

Contudo, as melhorias geralmente não são simples de se implementar, por isso, esta tende a ser a etapa mais demorada do método DMAIC.

No caso da redução de custos, é nessa etapa que você deverá realizar os cortes.

No nosso exemplo, você deve proceder dispensando a empresa que realiza o treinamento presencial e buscando a que realiza os treinamentos digitais.

5.   Controlar, o quinto e último passo

A última etapa do método consiste em controlar o novo desempenho.

Após o implementar as melhorias, é importante que se verifique o desenvolvimento do objetivo.

Para isso, realize inspeções periódicas nos resultados que você passará a obter após a execução do seu plano de ação.

Caso as metas sejam atingidas, realize um estudo sobre a capacidade do processo de permanecer dentro da meta.

No exemplo de corte utilizado anteriormente, esta etapa equivaleria a fazer as contas de quanto está sendo economizado com a medida aplicada e a verificar a qualidade do treinamento oferecido pela nova empresa, para que, este corte não impacte nos lucros futuros da sua organização.

P.s.: Esse post foi escrito pela Voitto, uma empresa que vem cumprindo a missão de capacitar pessoas para um mercado competitivo, através de treinamentos digitais nas áreas de melhoria contínua (Lean Seis Sigma), Softwares de Gestão e Desenvolvimento de Lideranças, além de consultorias que contam com experiência e técnicas de gestão para gerar resultados aos clientes.


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